De incassobrief. Voorbeeld, eisen en tips
Je hebt jouw dienst geleverd of een product verkocht. Maar de betaling blijft uit. Tijd dus om een incassobrief te sturen. Maar welke incassobrieven bestaan er? En waar moet een goede brief aan voldoen?
Om maar gelijk een mythe de wereld uit te helpen: een incassobrief is een synoniem voor veel andere brieven. De incassobrief wordt ook wel laatste aanmaning genoemd. Hetzelfde geldt voor de sommatiebrief. Ook dat is min of meer hetzelfde. Maar wat is het precies?
Wat is een incassobrief?
Een incassobrief is een laatste waarschuwing dat een openstaande factuur betaald moet worden. Blijft verdere betaling uit, dan meld je via een incassobrief dat er vanaf het eerstvolgende contactmoment incassokosten gerekend worden en / of dat je de vordering uit handen gaat geven aan een incassobureau.
Voorbeeld Incassobrief downloaden
- Vul het formulier in
- Druk op “Verstuur”
- Ontvang de Incassobrief (voorbeeld)
Wat wordt er dan met Incassobrief bedoeld?
Wie het heeft over een incassobrief, kan een WIK-brief voor particulieren bedoelen, óf een zakelijke laatste aanmaning. We lichten de twee incassobrieven uit.
- WIK-brief – Particulier
WIK is een afkorting voor de Wet Incassokosten. De WIK-brief is een officiële brief met juridische status. Stuur je deze brief niet naar jouw particuliere huurder of klant, dan kan je de incassokosten niet meer verhalen op de debiteur. De rechter zal altijd nagaan of je deze incasso-brief hebt gestuurd. Een WIK-brief is bedoeld voor communicatie richting consumenten of huurders. Particulieren dus. Particulieren krijgen als het ware meer bescherming tegen incassokosten dan bedrijven en andere organisaties.
Een WIK-brief is bedoeld voor communicatie richting consumenten of huurders. Particulieren dus.
In een WIK-brief vermeld je dat een huurder nog maximaal 14 dagen de tijd heeft om de factuur te voldoen zonder dat er incassokosten gerekend worden. Ook vermeld je welke factuur achterstallig is, het bedrag en incassokosten die gerekend worden. Wees specifiek in de vermelding van de 14 dagen. Zeg dat de termijn van 14 dagen ingaat de dag na ontvangst van de brief.
- Brief laatste aanmaning – Zakelijk
Zakelijk wordt er met een incassobrief waarschijnlijk een laatste aanmaning bedoeld. Het interessante is: aan een bedrijf ben je niet verplicht een herinnering of aanmaning te sturen. Je kunt direct een incassobureau inschakelen. Maar in de praktijk wordt er wel vaak een herinnering of aanmaning verstuurd. Logisch, omdat je op die manier de relatie tussen jou en je zakelijke klant beschermt.
Je bent niet verplicht een herinnering of aanmaning te sturen naar een bedrijf.
Vaak wordt na het verstrijken van de betaaltermijn voor een factuur een eerste herinnering gestuurd. Gevolgd door een eventuele tweede herinnering, ook wel eerste aanmaning genoemd.
Blijft de betaling uit, dan kun je via een incassobrief, ofwel laatste aanmaning, het bericht uitsturen dat je incassokosten in rekening zult brengen bij het bedrijf als betaling uitblijft. Waarschijnlijk vermeld je ook dat je de vordering uit handen geeft aan een incassobureau.
Tips incassobrief
Hoe een incassobrief bij particulieren eruit moet zien ligt vast. Dit is de WIK-brief waarover we het eerder hadden. Bij een incassobrief of laatste aanmaning bepaal je de inhoud zelf. Hieronder enkele tips.
4 INCASSOBRIEF TIPS OP EEN RIJ
- Blijf zakelijk
Heeft jouw debiteur al meerdere keren te laat betaald? Blijf ook dan gewoon zakelijk. Emotie tonen in een incassobrief heeft meestal een averechts effect. De debiteur zal dan juist volharden in het niet-betalen.
- Zet de feiten goed op een rij
- Vermeld duidelijk om welke factuur of facturen het gaat
- Vermeld vóór welke datum er betaald moet worden
- Hanteer een redelijke betalingstermijn, bijvoorbeeld 14 dagen
- Voeg eventueel een kopie van die facturen toe
- Vertel tot slot wat de consequentie is wanneer er niet op tijd wordt betaald
- E-mail, brief en telefoon
Stuur bij je laatste aanmaning of incassobrief je correspondentie per post én per e-mail. Helemaal verstandig is om zelf nog even de telefoon te pakken en jouw contactpersoon te bellen. Vraag hem of haar waarom de betaling uitblijft. Laat dus zien dat jij je best doet om de factuur betaald te krijgen.
- Achterhaal problemen
Het kan zinvol zijn om te onderzoeken wat de reden is van de late betaling. Speelt er iets? Is er een discussie die in de weg zit? Soms kan het oplossen van die discussie een betalingsprobleem gelijk oplossen.
In een incassotraject is er veel om over na te denken. IncassoJuristen.nl denkt graag met je mee. Of we nemen de incassobrief en de verdere incassoprocedure voor je uit handen. Hulp bij jouw incassotraject? Neem contact met ons op. Of bel ons via 010-4373950.