Klanten beoordelen ons met een

De sommatiebrief. Download voorbeeld en bekijk de eisen

De sommatiebrief is de laatste oproep die je doet aan een klant, huurder of debiteur om de openstaande factuur te betalen. Een goede sommatiebrief bevat een aantal specifieke eisen. Ook zijn er meerdere do’s en don’ts om jouw brief sterker te maken. Lees alles over de sommatie.

Verschil incassobrief, sommatiebrief en laatste aanmaning

Allereerst een vraag: ken jij de verschillen tussen een incassobrief, sommatiebrief of laatste aanmaning? Het antwoord is simpel: die zijn er nauwelijks. De termen worden door elkaar heen gebruikt en inderdaad: dat is verwarrend. Daarom leggen we je uit hoe het zit.

Een laatste aanmaning wordt ook wel laatste sommatie genoemd. Ook met een incassobrief wordt min of meer hetzelfde bedoeld. Maar waar start eigenlijk een incassotraject en waar in dit traject speelt de sommatie een rol? Dat vertellen we je op deze pagina.

word-icon

Voorbeeld Sommatiebrief downloaden

  1. Vul het formulier in
  2. Druk op “Verstuur”
  3. Ontvang de Sommatiebrief (voorbeeld)

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Sommatiebrief: zakelijk of particulier

Het is een groot verschil of jouw sommatiebrief bestemd is voor een bedrijf of voor een particuliere klant / huurder. Bij een particulier ben je verplicht om een aanmaning te sturen. Dit noem je een WIK-brief. Bij een zakelijke organisatie of bedrijf is de herinnering niet verplicht, maar nog steeds aan te raden.

Bij een zakelijke organisatie is een herinnering niet verplicht, maar wel aan te raden.

Communicatie met particulier

Een voorbeeld: een particuliere huurder of debiteur betaalt een rekening niet. Zo snel mogelijk na het vervallen van de betalingstermijn stuur je deze daarom een herinneringsbrief. Bij voorkeur doe je dit direct al de dag nadat de betalingstermijn is verlopen.

  • Blijft betaling uit? Dan stuur je een WIK-brief.
  • Draait het om een huurachterstand? Dan hoeft de verhuurder niet eerst een herinnering te sturen. De verhuurder kan direct een WIK-brief versturen.

Communicatie met bedrijf

Bij zakelijke communicatie over een rekening die niet wordt betaald, bepaal je zelf of je een herinnering stuurt. Maar anders dan bij een particuliere incasso kun je het herinnerings-, aanmaan- en incassotraject direct al uitbesteden aan een incassobureau. In de praktijk start je hiermee ná een herinnering plús één of twee aanmaningen.

Vragen hierover? IncassoJuristen.nl kan je helpen in je besluitvorming.

Laatste sommatiebrief voorbeeld

Nog een voorbeeld: je bent een huurcontract aangegaan met een huurder. Al 18 maanden lang is de huur op tijd betaald. Maar opeens ontstaat er een achterstand. De geïncasseerde huur kan niet worden afgeschreven of wordt teruggestort. Je besluit een sommatiebrief te sturen in de vorm van een WIK-brief. De betaling blijft uit en dus ga je een incassobureau inschakelen.

Eisen aan de sommatiebrief

Hoe een sommatiebrief voor particulieren / consumenten / huurders eruit moet zien, ligt wettelijk vast. Dit is de WIK-brief waarover we het eerder hadden. In deze WIK-brief moeten de volgende onderdelen vermeld staan:

  • Het factuurbedrag dat openstaat
  • Details van de factuur: factuurnummer en klantnummer
  • De mededeling dat er bij het uitblijven van een betaling wettelijke rente en incassokosten worden berekend
  • De hoogte van die incassokosten
  • De betaaltermijn van 14 dagen, ingaande de dag na ontvangst

Tip: blijf zakelijk

Betaalt jouw debiteur vaker te laat? Dan kan het nuttig zijn om te onderzoeken waarom die betaling zo laat plaatsvindt. Is er sprake van een conflictsituatie? Is een reparatie bij een huurder niet uitgevoerd? Is een dienst niet goed geleverd? Is een product defect? Door problemen te bespreken, hoeft het in sommige gevallen niet tot een sommatiebrief te komen.

Laat zien dat jij je best doet om de factuur betaald te krijgen.

 Correspondentie sommatie

Stuur je jouw sommatiebrief per post of per e-mail? Bij voorkeur beide. Goed is het ook om de telefoon nog even te pakken en de contactpersoon te bellen. Vraag waarom de betaling uitblijft. Neem dus het initiatief om te laten zien dat jij je best doet om de factuur betaald te krijgen.

Schakel IncassoJuristen.nl in

Blijft een betaling uit en zit je met de handen in het haar? IncassoJuristen.nl helpt je graag verder. Neem contact met ons op.

Daarom IncassoJuristen.nl

  • 9,1 / 10 waardering (935 reviews)
  • 90% zonder rechtszaak opgelost
  • Betrouwbaar: NVI-keurmerk
  • No-cure-no-pay incasso

Slimmer factureren via onze nieuwsbrief.

  • Blijf bij in wetgeving rondom betalen
  • Waar ging het mis? Lees vonnissen van de rechter
  • Ontvang tips en advies in facturatie

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Start chatgesprek
Stuur een bericht