Aanmaning

Problemen met jouw debiteur en sta je op het punt om een aanmaning te versturen? Schakel IncassoJuristen.nl in.

• Wat is een aanmaning?
• Aanmaning versturen zakelijke klant
• Aanmaning versturen particulier
• Wat is een laatste aanmaning?
• Is het versturen verplicht?
• Aanmanen bij huurachterstand
• 1e, 2e, 3e aanmaning 
• Veelvoorkomende fouten

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een brief waarin de crediteur (de schuldeiser) de debiteur (de schuldenaar) verzoekt om de nog openstaande factuur te betalen. Een aanmaning wordt verstuurd als de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Op dit moment is de schuldenaar in verzuim.

Er wordt vaak ook gesproken over een herinnering of ingebrekestelling. Deze twee termen betekenen hetzelfde als een aanmaning.

Je kunt een bedrijf of particulier aanmanen. Dat brengt belangrijke verschillen met zich mee.

Aanmaning zakelijk

Als je een zakelijke klant hebt, ben je formeel niet verplicht om een aanmaning te sturen. Formeel gezien kun je direct, na de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, al een ingebrekestelling naar de debiteur sturen. In de praktijk doe je dit niet en stuur je als organisatie meestal een 1e en 2e herinnering en je belt de debiteur in ieder geval één keer.

Aanmaning bij particulieren

Is de klant een particulier dan stuur je in ieder geval één betalingsherinnering. Direct daarna stuur je een WIK-brief waarin je de debiteur sommeert te betalen binnen 14 dagen, ingaande op de dag ná ontvangst van de brief. In de WIK-brief vermeld je dan ook dat er incassokosten gerekend gaan worden als betaling uitblijft.

Is de particulier een huurder, dan kun je direct de WIK-brief sturen. Een extra betalingsherinnering is dan niet nodig.

Is de klant een particulier dan stuur je in ieder geval één betalingsherinnering.

Direct aanmaning versturen?

Stel, de betalingstermijn is 3 dagen verlopen. Ga je dan gelijk over op het aanmanen van de zakelijke debiteur?

Betalingsherinnering

In veel gevallen is het eerst versturen van een betalingsherinnering een goed idee. Wellicht is jouw debiteur gewoonweg vergeten om jouw factuur te betalen. Door het sturen van een betalingsherinnering wijs je jouw debiteur op een vriendelijke wijze op de betalingsachterstand.

Telefonisch contact

Het is daarnaast ook aan te raden om jouw debiteur te bellen. Misschien is er sprake van een misverstand of heeft de debiteur een goede reden waarom hij de factuur nog niet heeft betaald.

Wat is een laatste aanmaning?

Een laatste aanmaning is hetzelfde als een aanmaning. Met deze laatste aanmaning wordt in de meeste gevallen echter de WIK-brief bedoeld, die we hiervoor al beschreven.

Ben ik verplicht een aanmaning te sturen?

Je hebt richting bedrijven dus geen verplichting om een herinnering of aanmaning te sturen voordat je een incassobureau inschakelt, dat kosten voor zijn dienstverlening rekent. Slim is het overigens niet om direct een incassobureau in te schakelen. Je wilt jouw klant immers ‘te vriend’ houden.

Iemand aanmanen bij een huurachterstand

Je kunt een huurder met betalingsachterstand ook een aanmaning sturen. Daarnaast kun je tot een betalingsregeling komen. In deze regeling spreek je af op welk moment de achterstallige huur wordt betaald.

Gaat de huurder hiermee akkoord? Zet dan de afspraken op papier zodat de betalingsregeling bewijsbaar is.

1e, 2e, 3e aanmaning vermelden?

Veel bedrijven en particulieren zetten bovenaan de brief om welke aanmaning het gaat; de eerste of tweede aanmaning. Wij raden aan om dit niet te doen. Wanneer de debiteur namelijk het woord ‘eerste’ of ’tweede’ ziet staan, weet hij/zij dat er nog andere brieven volgen en op dit moment dus nog niet metéén hoeft te betalen.

Veelvoorkomende fouten bij het versturen

1. Te laat
   De meest voorkomende fout bij een laatste aanmaning is dat deze vaak (te) laat wordt gestuurd. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om de vordering te incasseren. De vertraging ontstaat meestal doordat je als bedrijf de relatie met je klant niet wilt beschadigen. Bedenk echter goed dat de debiteur de relatie al onder druk heeft gezet, juist door niet te betalen.
2. Emoties
   Een tweede vaak voorkomende fout is dat door oplopende emoties de regels vaak worden vergeten of overtreden.
3. Kleine foutjes
   Een laatste aanmaning moet voldoen aan een aantal formele eisen. Het is van groot belang dat de brief correct en volgens wettelijke regels is opgesteld. Kleine fouten in kunnen leiden tot uitstel van de incasso, of de situatie dat je de incassokosten niet kunt verhalen bij de debiteur.

Incassobureau IncassoJuristen.nl voorkomt in 90% van de incassotrajecten dat de zaak bij de rechter beland. Wij doen er alles aan om schade aan de relatie te voorkomen.