Out of Office: Zo stel je een effectief bericht op voor je vakantie

Out of Office: Zo stel je een effectief bericht op voor je vakantie

De vakantietijd is aangebroken en daarmee ook de tijd voor automatische out-of-office antwoorden op je e-mails. Dit handige hulpmiddel informeert je contacten dat je afwezig bent en niet direct kunt reageren. Maar hoe schrijf je nu een goede out-of-office reply? Hieronder vind je zeven tips om ervoor te zorgen dat je professioneel en behulpzaam overkomt, terwijl jij geniet van je welverdiende vakantie.

1.   Begin op tijd

Nederlandse werknemers ontvangen gezamenlijk dagelijks zo’n 500 miljoen e-mails. Na een vakantie kan het lastig zijn om door die berg ongeopende e-mails heen te komen. Zet daarom twee tot drie dagen voor je vakantie begint je out-of-office aan. Zo voorkom je last-minute spoedklusjes en vertrek je zonder stress.

2.   Alles is marketing 

Een standaardbericht zoals “In verband met vakantie ben ik helaas niet in staat je mail te beantwoorden; na [datum] kom ik er zo spoedig mogelijk op terug” is onpersoonlijk en weinig uitnodigend. Gebruik deze kans om je lezer te verrassen met een hartelijk en persoonlijk bericht. Voeg eventueel een vleugje humor toe, maar houd het professioneel. Een creatieve out-of-office reply kan zelfs een glimlach op de lippen van de ontvanger toveren.

3. Vergeet Whatsapp niet

WhatsApp wordt steeds vaker zakelijk gebruikt. Een simpele en effectieve manier om aan te geven dat je afwezig bent, is door je profielfoto aan te passen. Zo weet iedereen direct dat je even niet bereikbaar bent. Zie hieronder een voorbeeld:

4. Maak het persoonlijk en positief

Vergelijk de volgende zinnen:

“Ik ben afwezig tot [datum]. Mijn mail wordt niet gelezen of doorgestuurd.”

“Op maandag [datum] ben ik weer aanwezig. In deze mail lees je bij wie je tijdens mijn afwezigheid terechtkunt.”

De tweede zin is veel klantvriendelijker en biedt de lezer een duidelijk alternatief. Voeg de contactgegevens van een collega toe die de belangrijkste zaken kan overnemen.

5. Wat hoort er in een out-of-office bericht?

• Periode van afwezigheid: Zo kan de lezer beslissen of hij wacht of contact opneemt met iemand anders.
• Reden van afwezigheid: Wees beknopt, details zijn meestal niet nodig.
• Datum van terugkomst: Geef duidelijk aan wanneer je weer beschikbaar bent.
• Alternatieve contactpersoon: Vermeld een collega die tijdens jouw afwezigheid bereikbaar is voor dringende vragen.

6. Bied service en alternatieven

Zeg liever “Collega X of afdeling Y helpt je graag verder” dan “Voor dringende vragen neem je contact op met collega X”. Dit maakt de lezer minder terughoudend om contact op te nemen.

7. Lees je wel of niet je mail?

Geef duidelijk aan of je tijdens je vakantie je e-mails leest. Als je echt even wilt afschakelen, vermeld dan dat je e-mails niet leest en zet je pushmeldingen uit om niet in de verleiding te komen.

Met deze tips stel je een professioneel en klantvriendelijk out-of-office bericht op, zodat jij onbezorgd van je vakantie kunt genieten. Heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op via de onderstaande knop.

Fijne vakantie!

Schakel een incassobureau in

Bij incassobureau IncassoJuristen.nl wordt in 90% van de incassozaken een rechtszaak voorkomen. Een minnelijke incasso zorgt in al die gevallen voor voldoende professionele sturing. IncassoJuristen.nl zorgt dat debiteuren de noodzaak zien om te betalen. Dit scheelt beide partijen kosten. Een win-win voor de debiteur en de schuldeiser.